少し乱暴な書き方から始まってしまいましたが、実際の運用現場でも「よくわからなくなる」ケースはあります。これは業務を見失っているわけではありません。日々の業務はキチンと回っています。見失いがちなのは

「改善しないといけないのに、何から着手すればいいのかよくわからなくなる」 

という点です。

物流倉庫における「問題」とは

「問題」とはあるべき姿(To be)と現状(As is)との間に存在するギャップを意味します。

例えば「業務時間」の問題を考えます。

あるべき姿としては「定時で業務が終わっている状態が望ましい。」しかし現状は「複数人が残業して業務を行っている」

ここにギャップが存在するということが「問題」なのです。
尚、その業務を細分化して起こすべきアクションを「課題」と考えます。

物流倉庫が抱える問題の悪循環

あなたが、EC物流倉庫を管理するマネージャーだったとします。
そのミッションは、荷主の売上向上の為にコストを見ながら運用を行い、且つ物流品質を挙げていく事ではないでしょうか。その為にはチームを組んで、出荷/入荷/保管
/返品/システム連携/問い合わせなどの運用を行う形が一般的です。

あなたは管理者として、外部とのやり取りやコスト管理など、他人に振りにくい業務が発生しています。 その結果、とりあえず回っている業務は現場に任せてしまいがちです。(ここまでは仕方ない場合の方が多いですが。。)
ここで難しいのが、人数が増えるほど現状の把握と変化の提案が困難になっていく事です。

そして、このまま時間が経過すると、現場のスタッフは業務に慣れてしまいます。
最初は手間だった業務のコツを掴み問題としての意識が薄れていきます。
また、これまでのやり方で無事に仕事が終わっているなら、変化は受入れにくくなります。

とあるアパレル物流の経験としてこんな例があります。
・入荷において、輸入商品は商品に詳しい特定のメンバーのみで検品をしている。
・保管において、ブランド単位になっているがマップ化されてない為、置き場所を歩いて探している。
・出荷において、ピッキングリストの場所に商品が無い場合、違うロケーションにあったのを代用して出荷している。

上記でも今月の運用は問題なく回ります。
ただし出荷や入荷が増えたらその時点で大幅なコストアップになります。特定のメンバーが抜けても同様です。

今からやるべきアクション

上記例は大袈裟でも、もし物流管理をする立場の方が現場を把握してない様であれば、まずは状況把握をするべきです。
そしてあるべき姿については、各リーダーなど複数で議論して少しずつ進めてください。認識して頂きたいのは、問題=ギャップは時間が経過すればするほどその角度が広がり難易度が上がります。

例えば、最初は週1回など定期的に時間を決めて、各リーダーが問題だと思う項目を3つずつホワイドボードに書き出すだけでも効果があります。良ければ試してみてください。